Erfolg von Sprachtraining messbar machen: KPI, GSE und ROI im Unternehmen

Warum Unternehmen den Erfolg von Sprachtraining messen sollten

Unternehmen sollten den Erfolg von Sprachtraining messen, weil sie sonst nicht belegen können, was die Investition bringt, und das Budget in schwierigen Jahren schnell gestrichen wird. Messung liefert HR belastbare Argumente, Führungskräften ein klares Bild der Anwendung im Arbeitsalltag, Teilnehmenden sichtbare Fortschritte und Lehrkräften Daten, um den Unterricht nachzusteuern.

Wenn ich mit Personalabteilungen über laufende Sprachkurse spreche, höre ich oft Sätze wie „Die Leute gehen gern hin“ oder „Das Feedback ist gut“. Das ist erfreulich, beantwortet aber nicht die Frage, die die Geschäftsführung früher oder später stellt: Was hat das Training gebracht? Ohne Messung bleibt Sprachtraining ein Posten im Weiterbildungsbudget, der in schwierigen Jahren als Erstes gestrichen wird.

Dabei geht es nicht um kleine Summen. Das Institut der deutschen Wirtschaft hat in seiner Weiterbildungserhebung für 2019 ermittelt, dass Unternehmen mehr als 1.200 Euro je Mitarbeiter für Weiterbildung ausgaben und jede Person im Schnitt mehr als 18 Stunden im Jahr in Weiterbildung verbrachte (IW Köln). Sprachtraining ist ein Teil davon, und wie bei jeder Investition sollte man wissen, ob sie wirkt.

Gemessen wird trotzdem selten. In meinem Beitrag für Pearson zum Thema Language Data and Business Value zitiere ich den Befund, dass nur rund 15 Prozent der Organisationen den ROI ihrer Trainings aktiv messen. Der Rest verlässt sich auf Teilnehmerlisten und Zufriedenheitsbögen. Gute Sprachkurse für Unternehmen sollten von Anfang an so geplant werden, dass sich ihr Nutzen belegen lässt.

Messung hilft nicht nur dem Controlling

• Für HR: belastbare Argumente, um Budgets zu verteidigen oder auszubauen.
• Für Führungskräfte: ein klares Bild, wer welche Aufgaben inzwischen ohne Unterstützung auf Englisch erledigen kann.
• Für Teilnehmende: sichtbare Fortschritte, die motivieren. Mehr dazu im Beitrag Mitarbeitende zum Sprachenlernen motivieren.
• Für Lehrkräfte: Daten, mit denen sie den Unterricht gezielt nachsteuern können.

Was ist der Unterschied zwischen GER und GSE?

Der GER beschreibt Sprachkompetenz in sechs Stufen von A1 bis C2 und eignet sich, um Anforderungen an Rollen festzulegen. Die Global Scale of English (GSE) von Pearson reicht von 10 bis 90 Punkten und macht Fortschritte innerhalb einer GER-Stufe sichtbar. Für Englisch gilt daher: Anforderungen im GER festlegen, Fortschritte auf der GSE messen.

Wer Fortschritt messen will, braucht einen Maßstab. In Europa ist das der Gemeinsame Europäische Referenzrahmen (GER) mit den Stufen A1 bis C2. Er ist in Stellenprofilen, Zertifikaten und Bewerbungen etabliert und eignet sich hervorragend, um Anforderungen zu beschreiben: Eine Projektleiterin im internationalen Vertrieb braucht vielleicht B2, ein Lagerist mit gelegentlichem Kontakt zu englischsprachigen Fahrern A2.

Das Problem der großen Stufen

Für die Steuerung eines Trainings ist der GER allerdings grob. Zwischen B1 und B2 liegen bei berufstätigen Erwachsenen mit zwei Unterrichtseinheiten pro Woche oft viele Monate. Wer nur in GER-Stufen misst, sieht in dieser Zeit nichts, obwohl viel passiert. Das frustriert Teilnehmende und macht Zwischenberichte an die Geschäftsführung schwierig.

Die Global Scale of English als Feinmessung

Die Global Scale of English (GSE) von Pearson reicht von 10 bis 90 und beschreibt für einzelne Punkte konkrete Lernziele. Im ersten Teil meiner Pearson-Serie (GSE and ROI: Business English as a measurable advantage) zeige ich ein typisches Beispiel: Eine Person bleibt im GER auf B1, steigt aber auf der GSE von 48 auf 53 Punkte. Dieser Fortschritt wäre ohne feinere Skala unsichtbar.

Meine Empfehlung lautet daher: Anforderungen im GER festlegen, Fortschritte auf der GSE messen. Für Deutsch und andere Sprachen arbeiten wir mit GER-Teilstufen und kompetenzbezogenen Kann-Beschreibungen. Ausführlicher erklärt das der Beitrag Global Scale of English erklärt.

Welche KPI eignen sich für Sprachtraining?

Messen Sie Sprachtraining auf drei Ebenen, ergänzt um die Zufriedenheit: Lernfortschritt, etwa Zuwachs auf der GSE und Teilnahmequote, Anwendung im Beruf, etwa Meetings oder Tickets ohne sprachliche Unterstützung, und geschäftlichen Nutzen, etwa kürzere Abstimmungszeiten oder weniger Nacharbeit. Wählen Sie pro Ebene zwei bis drei Kennzahlen, denn größere Datenmengen pflegt selten jemand.

Ein bewährter Rahmen für die Bewertung von Trainings ist das Vier-Ebenen-Modell von Donald Kirkpatrick: Reaktion, Lernen, Verhalten und Ergebnisse (Überblick bei Training Industry). Für Sprachtraining fasse ich das in drei Ebenen zusammen, ergänzt um die Zufriedenheit der Teilnehmenden.

Ebene 1: Lernfortschritt

• Veränderung auf der GSE oder innerhalb der GER-Stufe zwischen Einstufung und Zwischentest
• Anteil der Teilnehmenden, die das vereinbarte Zielniveau erreichen
• Teilnahmequote, denn wer nicht teilnimmt, kann nicht lernen

Ebene 2: Anwendung im Beruf

• Zahl der Meetings, Telefonate oder Tickets, die ohne sprachliche Unterstützung bearbeitet werden
• Selbsteinschätzung der Teilnehmenden zu konkreten Aufgaben, etwa „Ich kann ein Kundengespräch auf Englisch führen“
• Einschätzung der Führungskraft, idealerweise mit denselben Kann-Beschreibungen

Ebene 3: Geschäftlicher Nutzen

• kürzere Abstimmungszeiten mit internationalen Partnern oder der Konzernzentrale
• weniger Nacharbeit durch sprachliche Missverständnisse
• schnellere Einarbeitung internationaler Fachkräfte
• Angebote, Reklamationen oder Verhandlungen, die direkt auf Englisch abgewickelt werden

Richtwerte aus der Praxis

In Teil 2 meiner Pearson-Serie nenne ich Beispiele für Zielwerte, die sich in Programmen als realistisch erwiesen haben. Sie sind Orientierungsgrößen, keine Garantie, und hängen stark vom Ausgangsniveau und der Lernzeit ab.

Quelle der Richtwerte: Pearson Languages Blog, GSE and ROI Teil 2. Wählen Sie pro Ebene zwei bis drei Kennzahlen aus. Mehr ist selten besser, weil niemand die Daten pflegt.

ROI von Sprachtraining berechnen in vier Schritten

Den ROI von Sprachtraining berechnen Sie in vier Schritten: Ausgangslage festhalten, vollständige Kosten einschließlich der Arbeitszeit erfassen, die Wirkung plausibel schätzen und konservativ rechnen, also nur einen Teil der Verbesserung dem Training zuschreiben und das Ergebnis als Spanne angeben. So exakt wie die Amortisation einer Maschine wird er nie, nachvollziehbar und eher vorsichtig sollte er sein.

1. Ausgangslage festhalten: Niveau der Teilnehmenden, aktuelle Kennzahlen der betroffenen Prozesse, etwa Bearbeitungszeiten oder Zahl der Eskalationen wegen Missverständnissen.
2. Vollständige Kosten erfassen: Unterrichtskosten, Material, Organisationsaufwand und vor allem die Arbeitszeit der Teilnehmenden. Zwei Unterrichtsstunden pro Woche ergeben pro Person mehr als 100 Stunden im Jahr, ein Wert, den viele Kalkulationen vergessen.
3. Wirkung schätzen: Welche Veränderungen lassen sich plausibel dem Training zuordnen? Hier helfen Gespräche mit Führungskräften und der Vergleich mit Teams ohne Training.
4. Konservativ rechnen: Nur einen Teil der Verbesserung dem Training zuschreiben und das Ergebnis als Spanne angeben.

Ein fiktives Rechenbeispiel

Ein mittelständischer Maschinenbauer aus der Region Nürnberg schult sechs Personen aus dem Vertriebsinnendienst in zwei Kleingruppen ein Jahr lang in Business-Englisch. Alle Zahlen sind ausgedachte Annahmen und dienen nur der Veranschaulichung der Methode.

Nutzen: (550 × 60 € + 20.000 €) × 0,5 = 26.500 €. Im ersten Jahr wäre der ROI damit negativ. Das ist ein ehrliches und häufiges Ergebnis, denn der größte Teil des Nutzens entsteht in den Folgejahren, wenn die erworbene Kompetenz bleibt und die Kosten sinken. Eine ausführliche Beispielrechnung finden Sie im Beitrag ROI von Business-Englisch. Für die Budgetplanung lohnt sich zudem ein Blick in Budget für Sprachtraining planen.

Lernerfolg im Sprachtraining in der Praxis messen

Lernerfolg messen Sie in drei Phasen: Vor dem Start stehen Bedarfsanalyse, Einstufung aller Teilnehmenden und die Festlegung von Zielniveau und KPI. Während des Trainings folgen monatliche Übersichten zu Teilnahme und Lernstand, nach drei bis sechs Monaten ein Zwischentest mit demselben Verfahren und ein Bericht an HR. Messung gehört in den Ablauf, nicht ans Projektende.

Vor dem Start

• Bedarfsanalyse mit HR, Führungskräften und Teilnehmenden
• Einstufung aller Teilnehmenden mit Test und Gespräch
• Festlegung von Zielniveau und zwei bis drei KPI pro Ebene

Für größere Teams empfehlen wir ein Sprachaudit, das Anforderungen und Ist-Stand aller Rollen systematisch abgleicht.

Während des Trainings

• kleine, homogene Gruppen mit optimal vier und maximal sechs Personen
• Arbeit mit echten Materialien aus dem Unternehmen
• monatliche Übersicht zu Teilnahme und Lernstand
• kurze Selbsteinschätzungen zu konkreten Aufgaben alle sechs bis acht Wochen

Nach drei bis sechs Monaten

• Zwischentest mit demselben Verfahren wie zu Beginn
• Gespräch mit Führungskräften zur Anwendung im Arbeitsalltag
• Bericht an HR mit Empfehlungen: Gruppen neu zuschneiden, Ziele anpassen, Format wechseln

Daten erheben, ohne den Betrieb zu belasten

Messung darf nicht zur Zusatzarbeit werden, die niemand erledigt. Bewährt haben sich kurze Formate: ein Online-Fragebogen mit fünf Kann-Aussagen, den Teilnehmende in drei Minuten ausfüllen, und ein zehnminütiges Gespräch mit der Führungskraft pro Quartal. Kennzahlen zu Prozessen, etwa Bearbeitungszeiten im Kundenservice, liegen in vielen Unternehmen ohnehin vor und müssen nur zu Beginn und nach jedem Zyklus abgerufen werden. Wichtig ist, dass alle Beteiligten wissen, wozu die Daten dienen: nicht zur Bewertung einzelner Personen, sondern zur Steuerung des Trainings.

Wie ein solcher Bericht aufgebaut sein kann, beschreibt der Beitrag Reporting von Sprachtraining an HR. Wer das Thema grundsätzlich angehen will, findet im Leitfaden Sprachtraining im Unternehmen planen die einzelnen Schritte.

Beispiele: KPI-Sets für typische Abteilungen

Welche Kennzahlen sinnvoll sind, hängt von der Abteilung ab. Im Vertrieb zählen Kundengespräche ohne Unterstützung und die Dauer bis zum Angebot, im Kundenservice Tickets ohne Eskalation und die Bearbeitungszeit, im Einkauf Rückfragen und Fehllieferungen. Bei internationalen Fachkräften, die Deutsch lernen, zeigt die Dauer der Einarbeitung die Wirkung. Die folgenden Sets passen wir in der Bedarfsanalyse an das Unternehmen an.

Für Unternehmen, die Englisch zur Arbeitssprache machen, kommen weitere Kennzahlen hinzu, etwa der Anteil der Meetings, die vollständig auf Englisch stattfinden. Mehr dazu im Beitrag Englisch als Unternehmenssprache. Wenn es um Deutsch für neue Kolleginnen und Kollegen geht, lohnt ein Blick auf unsere Deutschkurse online.

Typische Fehler bei der Erfolgsmessung von Sprachkursen

Die häufigsten Fehler bei der Erfolgsmessung sind, nur die Zufriedenheit zu erfassen, auf eine Ausgangsmessung vor dem Start zu verzichten, zu viele Kennzahlen zu erheben, Niveaus wie A2 und B2 in einer Gruppe zu mischen, unrealistische Ziele zu setzen und die Ergebnisse nicht zu nutzen. Die Einstufung vor dem Start ist die wichtigste Messung des Projekts.

Nur die Zufriedenheit messen

Zufriedene Teilnehmende sind wichtig, aber kein Beleg für Lernerfolg. Ein unterhaltsamer Kurs ohne klare Ziele bekommt oft bessere Bewertungen als ein fordernder Kurs mit großem Fortschritt.

Keine Ausgangsmessung

Wer zu Beginn nicht misst, kann am Ende keinen Unterschied zeigen. Die Einstufung vor dem Start ist die wichtigste Messung des gesamten Projekts.

Zu viele Kennzahlen

Fünfzehn KPI klingen gründlich, werden aber selten gepflegt. Lieber wenige Kennzahlen, die regelmäßig erhoben und besprochen werden.

Gemischte Niveaus in einer Gruppe

Wenn A2 und B2 gemeinsam lernen, ist keiner von beiden richtig gefordert. Die Ergebnisse sind dann schwach, und das liegt nicht an den Teilnehmenden.

Unrealistische Ziele

Von A2 auf C1 in sechs Monaten mit einer Stunde pro Woche ist nicht machbar. Ziele müssen zur verfügbaren Lernzeit passen, sonst wird jedes Training als Misserfolg wahrgenommen.

Ergebnisse nicht nutzen

Daten, die niemand bespricht, verändern nichts. Planen Sie feste Termine, in denen HR, Führungskräfte und Sprachanbieter die Ergebnisse auswerten und Entscheidungen treffen.

Checkliste: Erfolg von Sprachtraining messen

Vor dem Start eines Firmensprachkurses sollte feststehen, welches Geschäftsproblem das Training löst und welches GER-Zielniveau jede Rolle braucht. Alle Teilnehmenden sind eingestuft, pro Ebene gibt es zwei bis drei Kennzahlen mit Ausgangswert, die Kosten sind einschließlich Arbeitszeit erfasst, ein Zwischentest nach drei bis sechs Monaten ist geplant, und die Verantwortung für die Auswertung ist geklärt.

Diese Fragen sollten Sie vor dem Start eines Firmensprachkurses mit Ja beantworten können:

• Ist klar, welches Geschäftsproblem das Training lösen soll?
• Sind Zielniveaus pro Rolle im GER definiert?
• Wurden alle Teilnehmenden vor dem Start eingestuft?
• Gibt es pro Ebene zwei bis drei Kennzahlen mit Ausgangswert?
• Sind die vollständigen Kosten einschließlich Arbeitszeit erfasst?
• Ist ein Zwischentest nach drei bis sechs Monaten eingeplant?
• Steht fest, wer die Ergebnisse auswertet und Entscheidungen trifft?

Eine ausführliche Anleitung zur Festlegung von Kennzahlen finden Sie auch in unserem Beitrag zu KPI für Sprachkurse im Unternehmen auf choices.com.pl (auf Polnisch). Wenn Sie Unterstützung bei der Umsetzung wünschen, sprechen Sie uns über das Kontaktformular an. Für Teams mit Schwerpunkt Englisch finden Sie unser Angebot auf der Seite Business-Englisch-Kurse, alle Formate für Firmen auf der Seite Firmensprachkurse.

Quellen

1. Institut der deutschen Wirtschaft: susanne seyda beate placke betriebliche weiterbildung erreicht rekor…
2. Pearson: gse roi business english measurable advantage 11 25
3. Pearson: gse roi pt 2 language data and business value 12 25
4. Pearson: the global scale of english
5. Training Industry: the kirkpatrick model
6. choices.com.pl (auf Polnisch): jak wyznaczac kpi dla kursow jezykowych w firmie

Häufige Fragen

Łukasz Pakuła

Head of Studies bei choices®. Adjunct Assistant Professor an der University of Maryland Global Campus, Lehrbeauftragter an der HM Business School München und an der Hochschule Kempten. Promotionsstudium in angewandter Linguistik, Veröffentlichungen unter anderem bei Springer und Equinox. Mehr über uns