Deutsch im Job: 12 Situationen mit Redemitteln für den Arbeitsalltag

Deutsch im Job: warum Redemittel wichtiger sind als perfekte Grammatik

Wer in Deutschland, Österreich oder der Schweiz eine neue Stelle antritt, merkt schnell: Der Sprachkurs hat auf Wortschatz und Grammatik vorbereitet, der Arbeitsalltag verlangt aber etwas anderes. Man muss sich im Team vorstellen, im Meeting nachfragen, einen Termin verschieben oder sich krankmelden. Für solche Situationen gibt es feste Formulierungen, sogenannte Redemittel. Wer sie kennt, wirkt sicher, auch wenn die Grammatik noch nicht perfekt ist.

Das betrifft viele Menschen. Laut Statistischem Bundesamt hatten 2025 rund 21,8 Millionen Menschen in Deutschland eine Einwanderungsgeschichte, das sind 26,3 Prozent der Bevölkerung in privaten Haushalten. Ein großer Teil von ihnen arbeitet täglich auf Deutsch, oft in Teams, in denen Deutsch für niemanden die Erstsprache ist.

In diesem Beitrag finden Sie zwölf typische Situationen mit Redemitteln, Hinweise zur Bürokultur und Tipps, wie Sie Ihr berufliches Deutsch gezielt verbessern. Systematisch üben können Sie das in unseren Deutschkursen online.

Berufsdeutsch im Team: vorstellen, nachfragen, Termine vereinbaren

Im Team brauchen Sie vor allem drei Redemittel-Pakete: Stellen Sie sich kurz mit Name, Funktion und einem Satz zum Hintergrund vor. Fragen Sie im Meeting nach, wenn etwas unklar ist, denn das gilt in Deutschland als Zeichen von Sorgfalt. Für Terminvorschläge nutzen Sie den Konjunktiv II: „Hätten Sie am Dienstag Zeit?“ klingt höflicher als „Haben Sie Zeit?“.

1. Sich im Team vorstellen

Halten Sie es kurz: Name, Funktion, vielleicht ein Satz zum Hintergrund. Niemand erwartet eine Lebensgeschichte.

• „Guten Morgen, ich bin Ana Petrović und verstärke ab heute das Controlling.“
• „Ich komme ursprünglich aus Kroatien und habe vorher bei einem Logistikdienstleister gearbeitet.“
• „Ich freue mich auf die Zusammenarbeit.“

2. Im Meeting nachfragen

Nachfragen gilt in Deutschland nicht als Schwäche, sondern als Zeichen von Sorgfalt. Wer nichts fragt und später Fehler macht, hinterlässt den schlechteren Eindruck.

• „Entschuldigung, darf ich kurz nachfragen: Was ist mit ‚KW 14‘ gemeint?“
• „Habe ich richtig verstanden, dass die Frist auf Freitag verschoben wird?“
• „Könnten Sie das bitte noch einmal etwas langsamer erklären?“

3. Termine vereinbaren

Für höfliche Vorschläge nutzt man im Deutschen den Konjunktiv II. Er macht aus einer Forderung eine Bitte.

Zum Schluss: Ergebnisse festhalten

Am Ende einer Besprechung fasst in deutschsprachigen Teams oft jemand die Ergebnisse zusammen und verteilt die Aufgaben. Wer das übernimmt, zeigt Verantwortung. Hilfreich sind Sätze wie diese:

• „Dann halte ich kurz fest: Bis Mittwoch schickt Herr Schulz die Zahlen, ich bereite die Präsentation vor.“
• „Wer kümmert sich um das Protokoll?“
• „Ich schicke allen bis morgen eine kurze Zusammenfassung per E-Mail.“

Telefonieren und E-Mails schreiben auf Deutsch

Am Telefon melden Sie sich mit Firmenname und eigenem Namen, schreiben Namen und Zahlen sofort mit und wiederholen sie zur Kontrolle. In E-Mails richtet sich die Anrede nach dem Verhältnis zum Empfänger. Im Zweifel beginnen Sie förmlich mit „Sehr geehrte Frau Schneider,“ und enden mit „Mit freundlichen Grüßen“. Antwortet die andere Person lockerer, passen Sie sich an.

4. Telefonieren

Am Telefon meldet man sich in deutschsprachigen Firmen mit Firmenname und eigenem Namen. Namen und Zahlen schreibt man sofort mit und wiederholt sie zur Kontrolle.

• „Firma Weber Logistik, Sie sprechen mit Tomasz Nowak. Was kann ich für Sie tun?“
• „Könnten Sie Ihren Namen bitte buchstabieren?“
• „Ich wiederhole: null neun elf, vier fünf sechs, sieben acht. Stimmt das?“
• „Frau Huber ist gerade in einer Besprechung. Darf ich ihr etwas ausrichten?“

5. E-Mails schreiben

Die Anrede richtet sich nach dem Verhältnis zum Empfänger. Im Zweifel beginnen Sie förmlich und passen sich an, wenn die andere Person lockerer antwortet.

Achten Sie auf Besonderheiten: In Österreich werden akademische Titel häufiger in der Anrede verwendet, in der Schweiz schreibt man „ss“ statt „ß“ und setzt nach der Anrede oft kein Komma. Nützliche Sätze für den Hauptteil: „Anbei sende ich Ihnen …“, „Bezugnehmend auf unser Telefonat …“, „Für Rückfragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.“

Hilfe bitten, Small Talk und die Frage nach Du oder Sie

Um Hilfe bitten Sie am besten mit einer konkreten Frage, etwa „Wo finde ich die Reisekostenabrechnung?“. Für Small Talk eignen sich Wetter, Wochenende, Urlaub, Sport und regionale Themen, Gehalt, Religion und Parteipolitik sind tabu. Bei Du oder Sie gilt: im Zweifel siezen. Das Du bietet in der Regel die ältere oder ranghöhere Person an.

6. Um Hilfe bitten

Konkrete Fragen bekommen schnelle Antworten. „Ich verstehe das System nicht“ ist schwer zu beantworten, „Wo finde ich die Reisekostenabrechnung?“ dagegen leicht.

• „Hättest du kurz fünf Minuten? Ich komme bei der Abrechnung nicht weiter.“
• „Wer ist bei uns für Bestellungen zuständig?“
• „Könntest du mir zeigen, wie ich den Antrag im System anlege?“

7. Small Talk

Sichere Themen sind Wetter, Wochenende, Urlaub, Sport und regionale Besonderheiten, in Bayern etwa Biergärten oder das Volksfest. Gehalt, Religion und Parteipolitik sind dagegen tabu.

• „Und, wie war Ihr Wochenende?“
• „Haben Sie schon Pläne für den Urlaub?“
• „Kennen Sie hier in der Nähe ein gutes Restaurant für die Mittagspause?“

8. Du oder Sie

Im Zweifel siezen. Das „Du“ bietet in der Regel die ältere oder ranghöhere Person an. In vielen Start-ups, IT-Firmen und Teams mit internationaler Besetzung duzt man sich allerdings von Anfang an.

Ein höflicher Satz, wenn Sie unsicher sind: „Sollen wir uns duzen oder lieber beim Sie bleiben?“

Wichtig: Ein einmal angebotenes Du wird normalerweise nicht zurückgenommen. Und auch wer sich duzt, bleibt in E-Mails an Kunden oder in offiziellen Dokumenten beim Sie, solange nichts anderes vereinbart ist. Bei der Begrüßung im Team ist „Hallo“ oder „Moin“ üblich, in Bayern und Österreich hören Sie häufig „Servus“ oder „Grüß Gott“.

Krankmeldung, Feedback, Präsentation und Urlaubsantrag auf Deutsch

Melden Sie sich im Krankheitsfall so früh wie möglich, möglichst vor Arbeitsbeginn, und sagen Sie, wie Sie erreichbar sind; Gründe müssen Sie nicht nennen. Feedback ist in deutschsprachigen Teams oft direkt und sachlich gemeint. Präsentationen brauchen eine klare Struktur, Zahlen mit Quelle und Zeit für Fragen. Urlaub beantragen Sie früh und schlagen gleich eine Vertretung vor.

9. Sich krankmelden

Melden Sie sich so früh wie möglich, am besten vor Arbeitsbeginn, und sagen Sie, wie Sie erreichbar sind. Gründe müssen Sie nicht im Detail nennen.

• „Guten Morgen, ich bin leider krank und kann heute nicht ins Büro kommen.“
• „Ich gehe heute zum Arzt und melde mich, sobald ich weiß, wie lange ich ausfalle.“
• „Dringende Anfragen kann bitte Herr Krämer übernehmen.“

10. Feedback geben und annehmen

Feedback ist in deutschsprachigen Teams oft direkt. Das ist sachlich gemeint und kein persönlicher Angriff.

• „Mir ist aufgefallen, dass in der Tabelle zwei Werte fehlen.“
• „Den Aufbau finde ich gut, beim Schluss würde ich noch die Kosten ergänzen.“
• „Danke für den Hinweis, das ändere ich.“

11. Eine Präsentation halten

Klare Struktur, Zahlen mit Quelle und Zeit für Fragen werden geschätzt.

• „Ich möchte Ihnen heute in drei Punkten den Projektstand vorstellen.“
• „Damit komme ich zum zweiten Punkt.“
• „Zusammenfassend lässt sich sagen …“
• „Gibt es dazu Fragen?“

12. Urlaub beantragen

Fragen Sie früh und schlagen Sie eine Vertretung vor. In vielen Firmen läuft der Antrag über ein System, eine kurze Absprache mit der Führungskraft ist trotzdem üblich.

• „Ich würde gern vom 4. bis 15. August Urlaub nehmen. Wäre das möglich?“
• „Frau Lang hat zugesagt, mich in dieser Zeit zu vertreten.“

Bürokultur in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Im Büroalltag in Deutschland, Österreich und der Schweiz gelten einige unausgesprochene Regeln: Pünktlichkeit auch bei Videocalls, offen formulierte Kritik, Antworten auf Abendnachrichten oft erst am nächsten Morgen und Absprachen, die per E-Mail bestätigt werden. In Österreich ist der Ton oft etwas förmlicher, in der Schweiz wird Hochdeutsch geschrieben, aber häufig Schweizerdeutsch gesprochen.

Sprache ist nur ein Teil der Kommunikation. Mindestens genauso wichtig sind unausgesprochene Regeln.

• Pünktlichkeit: Sie gilt auch für Videocalls. Wer sich fünf Minuten verspätet, kündigt das kurz an.
• Direktheit: Kritik wird oft offen formuliert. Umgekehrt dürfen auch Sie Probleme ansprechen.
• Arbeit und Freizeit: Nachrichten am Abend werden häufig erst am nächsten Morgen beantwortet. Das ist kein Desinteresse.
• Schriftlichkeit: Absprachen werden gern per E-Mail bestätigt: „Wie besprochen sende ich Ihnen …“
• Regionale Unterschiede: In Österreich ist der Umgangston oft etwas förmlicher, in der Schweiz wird Hochdeutsch geschrieben, im Gespräch aber häufig Schweizerdeutsch gesprochen. In Bayern begegnet Ihnen im Alltag Dialekt.

Mehr über kulturelle Unterschiede im Berufsleben lesen Sie im Beitrag Interkulturelle Kommunikation im Beruf. Unternehmen, die neue Kolleginnen und Kollegen gut einarbeiten wollen, finden Anregungen im Artikel Onboarding internationaler Fachkräfte.

Typische Fehler und bessere Alternativen

Ein Teil der Erwerbstätigen mit Einwanderungsgeschichte arbeitet unter ihrem Qualifikationsniveau. Laut Destatis waren 2025 14,6 Prozent von ihnen als Hilfsarbeitskräfte tätig, gegenüber 4,3 Prozent der Erwerbstätigen ohne Einwanderungsgeschichte. Sichere Deutschkenntnisse im Beruf sind ein wichtiger Schlüssel, um diesen Abstand zu verringern.

Berufsdeutsch lernen: Tipps für schnellen Fortschritt

Berufsdeutsch verbessern Sie am schnellsten mit Ihren eigenen Arbeitsmaterialien und regelmäßigem Sprechen: Zweimal pro Woche 45 Minuten bringen mehr als ein langer Block im Monat. Sammeln Sie wiederkehrende Fehler in einer Liste, lernen Sie Grammatik im Kontext konkreter Situationen und prüfen Sie beim BAMF, ob eine Förderung für berufsbezogene Deutschkurse infrage kommt.

Mit echten Situationen üben

Lernen Sie nicht nur aus dem Lehrbuch, sondern mit Ihren eigenen E-Mails, Protokollen und Meetings. Bringen Sie diese Materialien in den Unterricht mit, natürlich ohne vertrauliche Inhalte.

Regelmäßig sprechen, lieber kurz als selten

Zweimal pro Woche 45 Minuten bringen mehr als ein langer Block im Monat. Wer zusätzlich jeden Tag ein paar Sätze auf Deutsch spricht, festigt den Wortschatz schneller.

Fehler sammeln

Notieren Sie Rückmeldungen Ihrer Lehrkraft und von Kollegen in einer Liste. Nach einigen Wochen sehen Sie, welche Fehler sich wiederholen, und können gezielt daran arbeiten.

Grammatik im Kontext

Grammatik ist leichter zu behalten, wenn sie mit einer Situation verbunden ist. Der Konjunktiv II bleibt zum Beispiel besser hängen, wenn man ihn für Terminvorschläge übt. Hilfreiche Grundlagen finden Sie in unseren Beiträgen Der, die oder das, Satzbau im Deutschen, Trennbare Verben und Unregelmäßige Verben im Deutschen. Eine Übersicht der unregelmäßigen Verben gibt es auch auf choices.com.pl (Czasowniki nieregularne w niemieckim, auf Polnisch).

Behördensprache nicht vergessen

Neben dem Arbeitsalltag begegnet Ihnen Amtsdeutsch bei Anträgen, Verträgen und Briefen. Der Beitrag Behördendeutsch verstehen hilft beim Entschlüsseln.

Förderung prüfen

Informationen zu staatlich geförderten berufsbezogenen Deutschkursen bietet das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge. Prüfen Sie dort, ob und unter welchen Bedingungen Sie oder Ihr Arbeitgeber Unterstützung erhalten können.

Mini-Übung: Redemittel für den Arbeitsalltag

Formulieren Sie die folgenden Sätze höflicher oder passender. Die Lösungen stehen darunter.

1. „Ich will morgen frei haben.“
2. „Was?“ (wenn Sie im Meeting etwas nicht verstanden haben)
3. „Hallo Frau Dr. Schmidt“ (erste E-Mail an eine unbekannte Ärztin in Wien)
4. „Kannst du das machen?“ (Bitte an den Abteilungsleiter, den Sie siezen)
5. „Ich bin krank. Tschüss.“ (Krankmeldung bei der Teamleiterin)

Lösungen

1. „Wäre es möglich, dass ich morgen einen Tag Urlaub nehme?“
2. „Entschuldigung, das habe ich nicht ganz verstanden. Könnten Sie das bitte wiederholen?“
3. „Sehr geehrte Frau Dr. Schmidt,“
4. „Könnten Sie das bitte übernehmen?“
5. „Guten Morgen Frau Bauer, ich bin leider krank und kann heute nicht arbeiten. Ich melde mich, sobald ich mehr weiß.“

Wenn Sie solche Situationen mit Feedback üben möchten, finden Sie das passende Format in unserem Online-Deutschunterricht für den Beruf. Privatpersonen buchen Einzelunterricht über die Seite Sprachkurse für Privatpersonen, Firmen organisieren Kurse für ganze Teams über Sprachkurse für Unternehmen. Wer einen offiziellen Nachweis braucht, wird bei der Prüfungsvorbereitung fündig, und Fragen beantworten wir gern über das Kontaktformular.

Quellen

1. Statistisches Bundesamt: PD26 128 125
2. Statistisches Bundesamt: inhalt
3. BAMF: deutsch beruf node
4. choices.com.pl (auf Polnisch): czasowniki nieregularne w niemieckim

Häufige Fragen