Sprachkurs vom Arbeitgeber bezahlt: Wann er steuerfrei ist

Ist ein Sprachkurs vom Arbeitgeber steuerfrei?

In der Regel ja. Bezahlt der Arbeitgeber einen Sprachkurs, weil die Beschäftigten die Sprache für ihre Aufgaben brauchen, liegt nach R 19.7 der Lohnsteuer-Richtlinien kein Arbeitslohn vor. Greift diese Regel nicht, ist berufliche Weiterbildung häufig nach § 3 Nr. 19 EStG steuerfrei. Steuerpflichtig wird ein Kurs vor allem dann, wenn er überwiegend als Belohnung dient.

Für die Praxis bedeutet das: Wer Englisch für Kundengespräche, Deutsch für den Arbeitsalltag oder Französisch für den Vertrieb in Frankreich fördert, kann den Kurs in aller Regel ohne Lohnsteuer und Sozialabgaben finanzieren. Für das Unternehmen sind die Kosten Betriebsausgaben. Wie das in der Praxis abläuft, sehen Sie an unserem Sprachtraining für Firmen und Teams.

Zwei Wege zur Steuerfreiheit

Hinweis: Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung. Er fasst den allgemeinen Stand von November 2026 zusammen. Klären Sie Einzelfälle mit Ihrer Steuerberatung oder per Anrufungsauskunft beim Betriebsstättenfinanzamt.

R 19.7 LStR: Was „ganz überwiegend eigenbetriebliches Interesse“ bedeutet

Ein ganz überwiegend eigenbetriebliches Interesse liegt vor, wenn die Weiterbildung die Einsatzfähigkeit der Beschäftigten im Betrieb erhöhen soll. Für Sprachkurse nennt R 19.7 eine klare Bedingung: Der Arbeitgeber verlangt die Sprachkenntnisse in dem Aufgabengebiet, das für die Person vorgesehen ist. Ob die Schulung im Betrieb, bei einem externen Anbieter oder online stattfindet, spielt keine Rolle.

Die Lohnsteuer-Richtlinien sind eine Verwaltungsanweisung, an die sich die Finanzämter halten. Sie finden den aktuellen Wortlaut im Amtlichen Lohnsteuer-Handbuch des Bundesfinanzministeriums (R 19.7 LStR). Umgangssprachlich ist oft vom „eigenbetrieblichen Interesse“ die Rede, die Richtlinie spricht vom „ganz überwiegenden betrieblichen Interesse“. Gemeint ist dasselbe.

Woran das Finanzamt das betriebliche Interesse erkennt

• Die Sprache wird in der aktuellen oder einer konkret geplanten Funktion gebraucht.
• Die Kursinhalte passen zu den Aufgaben, zum Beispiel Meetings, Verhandlungen, Kundenkorrespondenz.
• Der Arbeitgeber hat den Kurs veranlasst oder ausdrücklich gebilligt.
• Die Teilnahme wird ganz oder teilweise auf die Arbeitszeit angerechnet. Das ist keine Pflicht, nach R 19.7 erübrigt eine solche Anrechnung aber weitere Prüfungen, sofern keine Anhaltspunkte für eine Belohnung bestehen.

Was nicht nötig ist

Die Beschäftigten müssen keine Prüfung ablegen, und es muss sich nicht um einen reinen Fachsprachkurs handeln. Auch allgemeines Englisch auf B1 oder B2 kann im betrieblichen Interesse liegen, wenn es die Grundlage für die Arbeit ist. Wie Sie den Bedarf pro Rolle festlegen, beschreibt der Beitrag Sprachtraining im Unternehmen planen.

§ 3 Nr. 19 EStG: Steuerfreie Weiterbildung als zweite Sicherung

§ 3 Nr. 19 EStG stellt Weiterbildungsleistungen des Arbeitgebers steuerfrei, die der Verbesserung der Beschäftigungsfähigkeit dienen. Die Regel greift auch dann, wenn das betriebliche Interesse nach R 19.7 nicht eindeutig überwiegt, etwa bei allgemeinem Englisch ohne festen Bezug zur aktuellen Stelle. Ausgeschlossen sind Leistungen mit überwiegendem Belohnungscharakter.

Der Gesetzestext nennt „Weiterbildungsleistungen des Arbeitgebers oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten“, die „der Verbesserung der Beschäftigungsfähigkeit des Arbeitnehmers dienen“ (§ 3 Nr. 19 EStG). Fremdsprachenkenntnisse verbessern die Beschäftigungsfähigkeit in vielen Berufen, deshalb sind Sprachkurse ein typischer Anwendungsfall.

Zusammenspiel beider Regeln

Die Lohnbuchhaltung prüft zuerst R 19.7. Liegt ein ganz überwiegendes betriebliches Interesse vor, entsteht kein Arbeitslohn. Liegt es nicht vor, gehört der Vorteil grundsätzlich zum Arbeitslohn, kann aber nach § 3 Nr. 19 EStG steuerfrei sein. Das Lohnsteuer-Handbuch verweist ausdrücklich auf diese Abfolge. Für die Beschäftigten ist das Ergebnis meist gleich: keine Steuer auf den Kurs.

Folgen für die Beschäftigten

Weil sie die Kosten nicht selbst tragen, können Beschäftigte für einen vollständig bezahlten Kurs keine Werbungskosten geltend machen. Wer einen Teil selbst zahlt, setzt nur diesen Teil ab. Mehr dazu im Beitrag Sprachkurs steuerlich absetzen.

Rechnung an den Arbeitgeber oder an die Beschäftigten?

Am einfachsten ist eine Rechnung, die direkt an das Unternehmen geht. Dann ist klar, dass der Arbeitgeber die Leistung bestellt hat, er kann die Kosten als Betriebsausgaben buchen und die Vorsteuer ziehen. Ist die beschäftigte Person Rechnungsempfängerin, bleibt die Steuerfreiheit nach R 19.7 nur erhalten, wenn der Arbeitgeber die Kostenübernahme vor Vertragsabschluss schriftlich zugesagt hat.

Variante 1: Vertrag und Rechnung über das Unternehmen

Das Unternehmen bucht den Kurs, die Rechnung lautet auf die Firma, und im Rechnungstext stehen die Namen der Teilnehmenden, der Zeitraum und der Umfang. Diese Variante empfehlen wir Personalabteilungen, weil sie wenig Abstimmung braucht und für Betriebsprüfungen klar dokumentiert ist. Bei choices® stellen wir die Rechnung auf Wunsch direkt an Ihr Unternehmen. Firmenkurse beginnen ab 40 € netto zzgl. MwSt. pro Unterrichtseinheit (45 Min.).

Variante 2: Beschäftigte buchen, Arbeitgeber erstattet

Diese Variante ist möglich, aber fehleranfälliger. Vor der Buchung braucht es eine schriftliche Zusage des Arbeitgebers, entweder allgemein, etwa in einer Weiterbildungsrichtlinie, oder für den konkreten Kurs. Fehlt die Zusage oder kommt sie erst nach Vertragsschluss, kann das Finanzamt die Erstattung als steuerpflichtigen Arbeitslohn werten.

Deutschkurse und Integrationssprachkurse für internationale Fachkräfte

Bezahlt ein Unternehmen Deutschkurse für Beschäftigte, deren Muttersprache nicht Deutsch ist, gelten dieselben Grundsätze. Die amtlichen Hinweise zu R 19.7 stellen klar, dass solche Kurse im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse liegen, wenn der Arbeitgeber die Deutschkenntnisse für das vorgesehene Aufgabengebiet verlangt. Arbeitslohn liegt nur vor, wenn konkrete Anhaltspunkte für eine Belohnung bestehen.

Grundlage ist ein BMF-Schreiben vom 4. Juli 2017, auf das die Hinweise im Lohnsteuer-Handbuch verweisen (H 19.7 LStH, Stichwort Deutschkurse). Es wurde ursprünglich mit Blick auf Geflüchtete formuliert, gilt nach dem Wortlaut der Hinweise aber auch für andere Beschäftigte mit einer anderen Muttersprache.

Integrationskurse und Berufssprachkurse

Staatlich geförderte Integrations- und Berufssprachkurse werden über das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge organisiert. Übernimmt der Arbeitgeber dort einen Eigenbeitrag, gelten für diese Zahlung dieselben lohnsteuerlichen Überlegungen. Wer seine Fachkräfte schneller, flexibler oder neben der Arbeitszeit fördern möchte, ergänzt die öffentlichen Angebote häufig mit privaten Deutschkursen online.

Praktische Hinweise zur Einarbeitung finden Sie in den Beiträgen Onboarding internationaler Fachkräfte und Deutsch lernen als Fachkraft.

Wann wird der Sprachkurs doch zum geldwerten Vorteil?

Ein Sprachkurs wird steuerpflichtig, wenn er nicht mehr der Arbeit, sondern vor allem dem privaten Vergnügen oder der Belohnung dient. Typische Beispiele sind Sprachreisen mit touristischem Programm, Kurse für Familienangehörige, Sprachen ohne jeden Bezug zur Tätigkeit oder Kurse, die nur Spitzenkräfte als Prämie erhalten. Dann ist der Wert als Arbeitslohn zu versteuern.

Wird ein Kurs als Arbeitslohn eingestuft, ist er grundsätzlich auch in der Sozialversicherung relevant. Im Zweifel lohnt sich eine Anrufungsauskunft nach § 42e EStG beim Betriebsstättenfinanzamt. Sie gibt dem Arbeitgeber Rechtssicherheit für die Lohnsteuer.

Dokumentation für HR: Was in die Unterlagen gehört

HR sollte vier Dinge festhalten: warum die Sprache für die Stelle gebraucht wird, wer den Kurs veranlasst hat, was er gekostet hat und dass er tatsächlich stattgefunden hat. Mit einem Stellenprofil, einer kurzen Vereinbarung, der Rechnung und Teilnahmenachweisen sind Sie bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung gut vorbereitet. Fortschrittsberichte zeigen zusätzlich den betrieblichen Nutzen.

Checkliste

• Bedarf: Stellenprofil oder Aufgabenbeschreibung mit Sprachanforderung, zum Beispiel „Englisch B2 für Kundenkorrespondenz“
• Veranlassung: Weiterbildungsvereinbarung oder E-Mail der Führungskraft, datiert vor Kursbeginn
• Zusage: bei Rechnung an Beschäftigte die schriftliche Kostenübernahme vor Vertragsabschluss
• Rechnung: Teilnehmende, Zeitraum, Umfang, Kursart
• Teilnahme: Anwesenheitsübersicht oder Teilnahmebestätigung
• Ergebnis: Einstufung zu Beginn und Fortschrittsbericht
• Arbeitsrecht: gegebenenfalls eine Rückzahlungsvereinbarung, die Sie arbeitsrechtlich prüfen lassen

Wie aussagekräftige Berichte aussehen, zeigt der Beitrag Reporting im Sprachtraining für HR. Wie Sie Sprachniveaus sauber in Stellenanzeigen und Profile schreiben, lesen Sie unter Sprachanforderungen in Stellenprofilen.

So setzen Unternehmen steuerfreie Sprachkurse in der Praxis um

Bewährt hat sich ein klarer Ablauf: Bedarf je Rolle festlegen, Niveau der Beschäftigten einstufen, Kurs über das Unternehmen buchen, Teilnahme und Fortschritt dokumentieren. So ist der betriebliche Bezug von Anfang an belegt, und die Lohnbuchhaltung muss nichts nachträglich rekonstruieren. Das Budget planen Sie auf Basis von Format, Gruppengröße und Laufzeit.

1. Bedarfsanalyse: Welche Rollen brauchen welche Sprache auf welchem Niveau?
2. Einstufung: Wo stehen die Beschäftigten heute? Für größere Teams eignet sich ein Sprachaudit. Es ist kostenpflichtig und verpflichtet nicht zur anschließenden Kursbuchung.
3. Format wählen: Einzeltraining für Schlüsselrollen, kleine Gruppen mit optimal vier und höchstens sechs Personen für die breite Basis.
4. Vertrag und Rechnung: über das Unternehmen, mit Namen der Teilnehmenden.
5. Dokumentation: Teilnahme und Fortschritt regelmäßig festhalten.

Wie Sie die Kosten kalkulieren und gegenüber der Geschäftsführung begründen, beschreibt der Beitrag Budget für Sprachtraining planen. Fragen zur Freistellung beantwortet Bildungsurlaub für Sprachkurse.

Unsere Sprachkurse für Unternehmen beginnen mit einer Bedarfsanalyse und enden nicht bei der Rechnung: Sie erhalten Einstufungen und Fortschrittsberichte, die sich direkt für Ihre Unterlagen eignen. Wenn Sie das Sprachtraining für Ihr Team planen, finden Sie im Überblick über unsere Firmensprachkurse alle Formate und Abläufe.

Quellen

1. lsth.bundesfinanzministerium.de: r 19 7
2. esth.bundesfinanzministerium.de: h 19 7
3. gesetze-im-internet.de
4. gesetze-im-internet.de: 42e

Häufige Fragen