Sprachbedarfsanalyse: Checkliste und Vorlage für HR

Was ist eine Sprachbedarfsanalyse?

Eine Sprachbedarfsanalyse klärt, welche Sprachen ein Unternehmen in welchen Situationen auf welchem Niveau braucht, und vergleicht das mit dem, was vorhanden ist. Das Ergebnis ist eine Lücke, und erst diese Lücke rechtfertigt ein Trainingsbudget. Ohne Analyse wird Sprachtraining nach Gefühl gebucht: ein Englischkurs für alle, einmal pro Woche, Lehrbuch Kapitel 1 bis 12. Das ist bequem und fast immer Geldverschwendung.

Im englischsprachigen Raum spricht man von Needs Analysis, in der Fachdidaktik von Bedarfsermittlung. Gemeint ist dasselbe: Bevor unterrichtet wird, wird verstanden. Bei choices® beginnt deshalb jeder Firmenkurs mit einer Bedarfsanalyse, und sie ist das Herzstück unseres Sprachaudits.

Ich bin in diesem Punkt bewusst kompromisslos. In meiner Erfahrung als Head of Studies und Hochschuldozent entscheidet die Qualität der Bedarfsanalyse stärker über den Erfolg eines Programms als die Wahl des Lehrbuchs, der Plattform oder sogar der Unterrichtsfrequenz. Qualität ist die größte Ersparnis, und sie beginnt hier.

Warum Unternehmen eine Sprachbedarfsanalyse brauchen

Unternehmen brauchen eine Sprachbedarfsanalyse, damit Training am Arbeitsalltag ansetzt, statt nach Gefühl gebucht zu werden. Sie verhindert falsche Zielniveaus wie C1 für alle, zu viel Lesen und Grammatik bei zu wenig Sprechen, fehlende Ausgangswerte für den späteren Erfolgsnachweis und Frust bei Mitarbeitenden, die keinen Nutzen für ihre Arbeit erkennen.

Der Bedarf ist real, wird aber selten präzise beschrieben. In einer von HR WORKS veröffentlichten Umfrage unter 200 Entscheiderinnen und Entscheidern aus dem deutschen Mittelstand sahen 74 % unzureichende Englischkenntnisse als Hindernis für die Arbeit in internationalen Teams. Gleichzeitig gaben nur 42 % an, Sprachkurse für Mitarbeitende anzubieten oder zu unterstützen. Bei der Interpretation sollte man berücksichtigen, dass es sich um eine Anbieterumfrage handelt, die Richtung ist dennoch eindeutig.

Ein älterer, aber international breit angelegter Befund stammt aus einer Studie von Cambridge English und dem QS Institute mit 5.373 Unternehmen in 38 Ländern. Laut Personalwirtschaft hatten demnach rund 40 % der Beschäftigten Lücken im Englischen, im mittleren und oberen Management lag der Wert bei 25 %. Die Zahlen zeigen: Das Problem ist nicht auf einzelne Abteilungen begrenzt.

Was eine Analyse konkret verhindert

• Kurse, die am Arbeitsalltag vorbeigehen (allgemeines Englisch statt Kundengespräche)
• falsche Zielniveaus (C1 für alle, obwohl B1 für viele Rollen ausreicht)
• Überinvestition in Lesen und Grammatik, Unterinvestition in Sprechen
• fehlende Ausgangswerte, ohne die später kein Erfolg belegbar ist
• Frust bei Mitarbeitenden, die keinen Nutzen für ihre Arbeit erkennen

Ein typisches Szenario (fiktives, aus der Praxis abgeleitetes Beispiel)

Ein mittelständischer Zulieferer bucht seit Jahren einen wöchentlichen Englischkurs für 14 Personen aus Vertrieb, Einkauf und Technik. Die Teilnehmenden mögen die Lehrkraft, die Anwesenheit sinkt trotzdem langsam. Eine Analyse zeigt schließlich: Der Vertrieb braucht Verhandlungssicherheit auf B2, die Technik vor allem Fachwortschatz für Inbetriebnahmen, der Einkauf präzise E-Mails. Drei Gruppen mit drei verschiedenen Bedarfen saßen in einem Kurs, der keinem davon gerecht wurde. Nach der Neuaufteilung in zwei Kleingruppen und zwei 1:1-Formate stieg nicht nur die Anwesenheit, auch die Führungskräfte berichteten von konkreten Verbesserungen im Alltag. Das Budget war am Ende kaum höher, die Wirkung aber deutlich größer. Solche Fälle sind keine Ausnahme, sondern die Regel, wenn Training ohne Analyse geplant wird.

Die drei Ebenen der Sprachbedarfsanalyse

Eine gute Sprachbedarfsanalyse betrachtet drei Ebenen: die Organisation mit Märkten, Kunden, Standorten und Arbeitssprache, die Rolle mit ihren Kommunikationssituationen sowie die einzelne Person mit Ist-Niveau, verfügbarer Zeit und Lernerfahrungen. Die erste Ebene liefert die Prioritäten, die zweite die Zielniveaus, die dritte das passende Format. Wer nur eine Ebene untersucht, bekommt ein verzerrtes Bild.

Ebene 1: Organisation

Welche Märkte, Kunden, Standorte und Partner bestimmen den Sprachbedarf? Gibt es eine Corporate Language Policy oder eine faktische Arbeitssprache? Welche strategischen Vorhaben stehen an, etwa ein neuer Markt oder eine Übernahme? Diese Ebene liefert die Prioritäten und hängt eng mit der Sprachstrategie für die Internationalisierung zusammen.

Ebene 2: Team und Rolle

Welche Kommunikationssituationen gibt es in einer Rolle, wie häufig sind sie, wie kritisch? Ein Key Account Manager braucht Verhandlungssicherheit, eine Servicetechnikerin vor allem präzises Hörverstehen und klare Anweisungen am Telefon. Aus dieser Ebene leiten sich Zielniveaus pro Rolle ab.

Ebene 3: Person

Wo steht der oder die Einzelne heute, wie viel Zeit steht zur Verfügung, welche Lernerfahrungen und Hemmungen gibt es? Diese Ebene wird über Einstufung, Gespräch und Fragebogen erfasst und entscheidet über das Format: Gruppe, 1:1 oder eine Kombination.

Checkliste Sprachbedarfsanalyse: Die wichtigsten Fragen

Die wichtigsten Fragen richten sich an drei Gruppen: Geschäftsführung und HR klären Geschäftsziele, Märkte, Arbeitssprache, bisherige Probleme, Budget, Lernzeit und Erfolgsmessung. Führungskräfte benennen häufige und heikle Situationen im Team. Mitarbeitende beschreiben Sprachnutzung, Schwierigkeiten, Lernerfahrungen und verfügbare Zeit. Eine ähnliche Checkliste nutzt choices® in Erstgesprächen mit Unternehmen, Sie können sie direkt für Ihre interne Vorbereitung übernehmen.

Fragen an Geschäftsführung und HR

• Welche Geschäftsziele der nächsten 12 bis 24 Monate haben eine sprachliche Komponente?
• In welchen Ländern sitzen Kunden, Lieferanten, Tochtergesellschaften?
• Welche Sprache ist offizielle oder faktische Arbeitssprache in Meetings, Dokumenten, Systemen?
• Wo sind in der Vergangenheit sprachbedingte Probleme aufgetreten (Missverständnisse, Reklamationen, verlorene Aufträge)?
• Welches Budget und welche Lernzeit pro Woche sind realistisch?
• Wie soll Erfolg gemessen und berichtet werden?

Fragen an Führungskräfte

• Welche Situationen auf Englisch oder Deutsch sind in Ihrem Team häufig, welche besonders heikel?
• Wer übernimmt heute Kommunikation für andere, weil diese sich sprachlich unsicher fühlen?
• Woran würden Sie in sechs Monaten erkennen, dass das Training gewirkt hat?

Fragen an Mitarbeitende

• In welchen Situationen benutzen Sie die Sprache, und wie oft?
• Was fällt Ihnen am schwersten: Sprechen, Schreiben, Verstehen am Telefon, Fachwortschatz?
• Welche Lernerfahrungen haben Sie gemacht, was hat geholfen, was nicht?
• Wie viel Zeit können Sie pro Woche realistisch investieren?

Vorlage: Matrix der Kommunikationssituationen

Das wichtigste Werkzeug der Analyse ist eine einfache Matrix der Kommunikationssituationen. Für jede Situation hält sie Sprache, Häufigkeit, Kritikalität von 1 bis 5, Hauptfertigkeit und Zielniveau fest. Sie übersetzt vage Aussagen wie „Wir brauchen besseres Englisch“ in konkrete, priorisierbare Situationen. Das folgende Beispiel stammt aus einem fiktiven Maschinenbauunternehmen.

Multiplizieren Sie Häufigkeit und Kritikalität grob miteinander, und Sie haben eine erste Priorisierung. Situationen mit hoher Kritikalität und hoher Frequenz kommen in die ersten Kursmodule. Das klingt banal, verändert aber die Kursinhalte radikal: Plötzlich gibt es Rollenspiele zur Nachverhandlung statt Lektionen über Hobbys.

Sprachliche Zielniveaus nach Rolle festlegen

Zielniveaus leiten Sie aus den Kommunikationssituationen der Matrix ab. Als Orientierung aus der Praxis gilt: Vertrieb international B2 bis C1, Einkauf B2, Kundenservice B1+ bis B2, Technik und Service sowie Assistenz B1 bis B2, Produktion A2 bis B1. Das ist keine Norm, die Werte müssen im konkreten Unternehmen geprüft werden.

Wie Sie diese Niveaus sauber in Stellenprofilen formulieren, beschreibt der Beitrag zu Sprachanforderungen in Stellenprofilen. Bei Neueinstellungen hilft zusätzlich eine strukturierte Prüfung der Sprachkompetenz im Recruiting.

Methoden der Bedarfsanalyse im Vergleich

Eine Sprachbedarfsanalyse stützt sich auf fünf Methoden, von denen keine allein reicht: Online-Fragebogen für Breite und Häufigkeiten, Interviews mit Führungskräften für Prioritäten, ein Einstufungstest für den objektiven Ist-Stand, die Analyse echter Dokumente und, für Schlüsselrollen, Hospitation oder Shadowing. Die ergiebigste Quelle für den Business-Bezug sind die Interviews mit Führungskräften.

Ein Wort zur Selbsteinschätzung: Sie ist wertvoll, um Hemmungen und Motivation zu verstehen, aber sie ist kein Ersatz für einen Test. Warum, erläutert der Beitrag zur Selbsteinschätzung des Sprachniveaus.

Fünf Fehler bei der Sprachbedarfsanalyse, die ich immer wieder sehe

Die fünf teuersten Fehler sind: Die Analyse wird an die Mitarbeitenden delegiert, es wird nur der Ist-Stand gemessen, alle bekommen dasselbe Zielniveau, Deutsch wird vergessen, und die Ergebnisse verschwinden in der Schublade. Alle lassen sich mit wenig Aufwand vermeiden. Nach vielen Jahren mit Unternehmen aus Industrie, Handel und Dienstleistung sehe ich diese Muster immer wieder.

1. Die Analyse wird an die Mitarbeitenden delegiert

Ein Fragebogen an alle, Rücklauf auswerten, fertig. Das Ergebnis spiegelt Wünsche, nicht Bedarfe. Mitarbeitende wünschen sich oft Grammatik, weil sie das aus der Schule kennen, während ihre Führungskraft vor allem sichere Telefonate mit Kunden braucht. Beide Perspektiven gehören in die Analyse, aber die Geschäftsziele setzen den Rahmen.

2. Es wird nur der Ist-Stand gemessen

Ein Einstufungstest ohne definierte Zielniveaus ist eine Momentaufnahme ohne Richtung. Erst der Abgleich mit den Anforderungen der Rolle zeigt, wo investiert werden muss und wo nicht.

3. Alle bekommen dasselbe Ziel

„C1 für alle“ klingt ambitioniert, ist aber selten sinnvoll. Für viele Rollen reicht ein solides B1 oder B2, während wenige Schlüsselpersonen deutlich mehr brauchen. Differenzierte Ziele sparen Budget und erhöhen die Motivation.

4. Deutsch wird vergessen

In vielen DACH-Unternehmen dreht sich die Diskussion nur um Englisch. Dabei liegt der größere Engpass oft im Deutschen, etwa bei internationalen Fachkräften in Produktion, Pflege oder Logistik. Eine vollständige Analyse betrachtet alle Sprachen, die im Arbeitsalltag eine Rolle spielen.

5. Die Analyse verschwindet in der Schublade

Der vielleicht teuerste Fehler: Die Analyse wird gemacht, präsentiert und dann nicht mehr angeschaut. Sie sollte das Dokument sein, an dem sich Kursinhalte, Messpunkte und Reporting immer wieder ausrichten. Weitere typische Stolperfallen beschreibt der Beitrag Sprachaudit: Fehler vermeiden.

Von der Sprachbedarfsanalyse zum Trainingsplan

Die Analyse ist kein Selbstzweck. Ihr Ergebnis ist ein Trainingsplan, der vier Fragen beantwortet: Wer lernt was, in welchem Format, mit welchem Ziel, und wie wird es gemessen? Bewährt hat sich dieser Ablauf:

1. Lücken pro Rolle und Person dokumentieren (Ist gegen Ziel)
2. Prioritäten nach Kritikalität und Geschäftsziel festlegen
3. Formate wählen: Kleingruppen mit vier, maximal sechs Personen, 1:1 für Schlüsselrollen und Ausreißer
4. Inhalte aus den Situationen der Matrix ableiten
5. KPIs und Messpunkte definieren, wie in meinen Beiträgen für Pearson Languages beschrieben
6. Nach drei bis sechs Monaten überprüfen und nachsteuern

Wie man KPIs für Sprachkurse sauber festlegt, haben wir auch auf Polnisch ausführlich beschrieben: KPI für Sprachkurse im Unternehmen (auf Polnisch). Für die Gesamtplanung empfehle ich den Leitfaden Sprachtraining im Unternehmen planen.

Wenn Sie die Analyse nicht selbst durchführen möchten, übernimmt choices® sie im Rahmen einer Sprachstandsanalyse für Ihr Team. Die Umsetzung erfolgt anschließend in Business-Englisch-Kursen, Deutschkursen oder anderen Sprachen, alles online und flexibel planbar. Einen Überblick bietet die Seite Sprachkurse für Unternehmen.

Quellen

1. HRworks: sprachbarriere englisch deutscher mittelstand verliert den anschluss
2. Personalwirtschaft: im job fehlt es oft an sprach know how
3. Pearson: gse roi business english measurable advantage 11 25
4. choices.com.pl (auf Polnisch): jak wyznaczac kpi dla kursow jezykowych w firmie

Häufige Fragen

Łukasz Pakuła

Head of Studies bei choices®. Adjunct Assistant Professor an der University of Maryland Global Campus, Lehrbeauftragter an der HM Business School München und an der Hochschule Kempten. Promotionsstudium in angewandter Linguistik, Veröffentlichungen unter anderem bei Springer und Equinox. Mehr über uns