Firmensprachkurse: Anbieter richtig vergleichen

Firmensprachkurse: Anbieter vergleichen, aber worauf kommt es an?

Wer Anbieter für Firmensprachkurse vergleicht, sollte nicht beim Preis pro Unterrichtseinheit beginnen, sondern bei der Frage, wie ein Anbieter Lernfortschritt sicherstellt. Ausschlaggebend sind Bedarfsanalyse, Einstufung, Auswahl und Kontinuität der Lehrkräfte, Gruppengröße, Reporting, Datenschutz und faire Vertragsbedingungen. Erst danach lässt sich der Preis sinnvoll einordnen.

In vielen Unternehmen wird Sprachtraining eingekauft wie Büromaterial: drei Angebote, der günstigste Stundensatz gewinnt. Das Ergebnis sind oft Kurse, die nach einigen Monaten auslaufen, ohne dass jemand sagen kann, was sie gebracht haben. Die eigentlichen Kosten entstehen nicht beim Stundensatz, sondern bei Stunden, die keinen Fortschritt bringen. Qualität ist deshalb die größte Ersparnis.

Dieser Leitfaden ordnet die Kriterien so, wie ich sie aus der Sicht eines Methodikers prüfen würde. Er enthält eine Checkliste, Fragen für Ihre Ausschreibung, typische Warnsignale und eine Bewertungsmatrix, die Sie direkt übernehmen können. Wie Sie das Programm intern aufsetzen, beschreibt ergänzend der Beitrag Sprachtraining im Unternehmen planen.

Bedarfsanalyse und Einstufung nach GER und GSE

Ein seriöser Anbieter beginnt mit einer Bedarfsanalyse: Welche Sprachsituationen kommen im Arbeitsalltag vor, wer braucht welches Niveau, welche Ziele hat das Unternehmen? Danach folgt eine Einstufung aller Teilnehmenden nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen, idealerweise ergänzt durch eine feinere Skala wie die Global Scale of English.

Woran Sie eine gute Bedarfsanalyse erkennen

• Sie fragt nach konkreten Situationen: Kundentelefonate, Lieferantenverhandlungen, technische Dokumentation.
• Sie bezieht Führungskräfte und Teilnehmende ein, nicht nur HR.
• Sie mündet in messbare Ziele, zum Beispiel ein Zielniveau pro Rolle.

Eine ausführliche Vorlage finden Sie in unserer Checkliste zur Sprachbedarfsanalyse.

Einstufung: GER reicht oft nicht aus

Die Niveaubeschreibungen des Europarats von A1 bis C2 sind der gemeinsame Bezugsrahmen. Zwischen B1 und B2 liegt allerdings ein großer Schritt, und Fortschritte innerhalb eines Niveaus bleiben unsichtbar. Die Global Scale of English von Pearson unterteilt die Niveaus feiner, von 10 bis 90. Wie sich damit Lernfortschritt und Nutzen für das Unternehmen darstellen lassen, habe ich in einem Beitrag für Pearson beschrieben. Fragen Sie Anbieter, mit welchem Instrument sie einstufen und wie oft sie den Fortschritt erneut messen.

Lehrkraftauswahl, Gruppengröße und Kontinuität

Die Qualität eines Sprachkurses steht und fällt mit der Lehrkraft. Fragen Sie deshalb, wie Lehrkräfte ausgewählt und geschult werden, wie groß die Gruppen sind und was bei einem Lehrkraftwechsel passiert. Kleine Gruppen mit vier Personen sind ein guter Richtwert, Einzelunterricht wirkt am stärksten. Ohne strukturierte Übergabe verliert eine Gruppe bei jedem Wechsel Zeit.

Auswahl und Schulung

Muttersprachlichkeit allein ist kein Qualitätsmerkmal. Entscheidend ist, ob eine Lehrkraft Lernende im Berufskontext auf ein Ziel hinführen kann. Fragen Sie nach dem Auswahlverfahren, nach Hospitationen und nach regelmäßiger Fortbildung. Bei choices® unterrichten Lehrkräfte aus 10 Ländern; etwa eine von 25 Bewerbungen besteht unser Auswahlverfahren, und alle Lehrkräfte werden für unsere Methodik geschult.

Gruppengröße

Kontinuität und Übergabe

Krankheit, Elternzeit oder Kündigung: Lehrkraftwechsel lassen sich nicht immer vermeiden. Fragen Sie, wie dokumentiert wird, was in der Gruppe bereits behandelt wurde, und wie die neue Lehrkraft eingearbeitet wird. Ein Anbieter sollte Kursverlauf, Lernstände und offene Ziele schriftlich übergeben können.

Reporting, Datenschutz und Auftragsverarbeitungsvertrag

Gutes Reporting zeigt HR und Führungskräften regelmäßig Anwesenheit, Lernfortschritt und Zielerreichung, ohne die Privatsphäre der Teilnehmenden zu verletzen. Da Anbieter dabei personenbezogene Daten verarbeiten, brauchen Sie in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Bei vertraulichen Inhalten im Unterricht sollte zusätzlich eine Vertraulichkeitsvereinbarung möglich sein.

Was ein Report enthalten sollte

• Anwesenheit pro Person und Gruppe
• Einstufung zu Beginn und Zwischenstände
• behandelte Themen und Sprachsituationen
• Empfehlungen für die nächste Phase

Welche Kennzahlen für HR sinnvoll sind und wie Sie Berichte lesen, erläutert unser Beitrag zum Reporting im Sprachtraining.

Datenschutz

Nach Art. 28 DSGVO müssen Verantwortliche mit Auftragsverarbeitern einen Vertrag schließen, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Art der Daten und technische Schutzmaßnahmen regelt. Fragen Sie außerdem, welche Videokonferenz- und Lernplattformen genutzt werden und wo Daten gespeichert werden. Klären Sie intern mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten, welche Anforderungen gelten.

Vertraulichkeit

Im Unterricht wird oft mit echten Unterlagen gearbeitet: Präsentationen, Verträge, Produktdaten. Eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) schafft hier Klarheit. choices® unterzeichnet auf Wunsch eine NDA.

Vertragsbedingungen und Ausfallregelungen prüfen

Im Vertrag sollten Laufzeit, Kündigungsfristen, Preis pro Unterrichtseinheit, Abrechnungsmodus und Absageregeln eindeutig stehen. Besonders wichtig sind Ausfallregelungen: Bis wann können Teilnehmende kostenfrei absagen, was passiert bei Ausfall der Lehrkraft, und werden Einheiten nachgeholt? Unklare Regelungen führen später zu Diskussionen und verdeckten Kosten.

Punkte für die Vertragsprüfung

• Preisbasis: Dauer einer Unterrichtseinheit, zum Beispiel 45 oder 60 Minuten, und ob Preise netto oder brutto angegeben sind.
• Mindestabnahme: Gibt es ein Stundenkontingent, und verfällt es?
• Absagefristen: Wie viele Stunden vorher können Teilnehmende kostenfrei absagen?
• Ausfall der Lehrkraft: Gibt es eine Vertretung oder einen Nachholtermin ohne Mehrkosten?
• Laufzeit und Kündigung: Wie flexibel können Sie Gruppen verkleinern, erweitern oder beenden?
• Materialkosten: Sind Lehrwerke oder Plattformzugänge enthalten?

Vergleichen Sie Preise nur auf gleicher Basis. Eine Unterrichtseinheit von 45 Minuten ist mit einer Zeitstunde nicht direkt vergleichbar. Zur Orientierung: choices® berechnet für Unternehmen ab 40 € netto zzgl. MwSt. pro Unterrichtseinheit (45 Min.). Fragen Sie außerdem, ob Vorbereitung, Bedarfsanalyse und Reporting im Preis enthalten sind.

Welche Fragen gehören in eine Ausschreibung für Sprachtraining?

Eine Ausschreibung (Request for Proposal, RFP) für Sprachtraining sollte Anbieter zwingen, ihr Vorgehen konkret zu beschreiben statt Werbeversprechen zu wiederholen. Fragen Sie nach Bedarfsanalyse, Einstufungsinstrument, Lehrkraftauswahl, Gruppengrößen, Reporting, Datenschutz, Vertragsbedingungen und Übergabeprozess. Bitten Sie um Beispiele für Reports und Kurspläne, anonymisiert.

Fragenkatalog zum Übernehmen

1. Wie führen Sie die Bedarfsanalyse durch, und wer ist daran beteiligt?
2. Mit welchem Instrument stufen Sie ein, und wie oft messen Sie den Fortschritt erneut?
3. Wie wählen Sie Lehrkräfte aus, und wie werden sie geschult?
4. Wie groß sind die Gruppen höchstens, und wie stellen Sie homogene Niveaus sicher?
5. Was passiert bei einem Lehrkraftwechsel? Wie läuft die Übergabe?
6. Welche Inhalte enthält Ihr Reporting, und in welchem Rhythmus?
7. Bieten Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag und auf Wunsch eine NDA an?
8. Welche Absage- und Ausfallregelungen gelten?
9. Wie gehen Sie mit unterschiedlichen Varietäten um, etwa britischem und amerikanischem Englisch?
10. Wie bereiten Sie auf Prüfungen vor, falls Zertifikate gebraucht werden, und wer nimmt die Prüfung ab?

Ein kostenpflichtiges, unverbindliches Sprachaudit kann vor der Ausschreibung sinnvoll sein. Es liefert eine belastbare Ausgangslage, auf die sich alle Angebote beziehen müssen.

Sprachschule für Unternehmen finden: Warnsignale bei der Auswahl

Warnsignale sind Angebote ohne Bedarfsanalyse, Einstufung nur per Selbstauskunft, fehlende Angaben zur Lehrkraftauswahl, große Gruppen, Reporting ohne Inhalt, keine Auskunft zum Datenschutz und starre Verträge. Auch Garantien wie „B2 in drei Monaten“ sollten Sie skeptisch machen, weil Fortschritt von Ausgangsniveau, Lernzeit und Einsatz abhängt.

• Sofortangebot ohne Rückfragen: Wer vor dem Gespräch schon einen fertigen Kursplan schickt, kennt Ihren Bedarf nicht.
• Niveauversprechen: Pauschale Zusagen zu Zielniveaus in festen Zeiträumen sind methodisch nicht seriös.
• Unklare Lehrkräfte: Keine Information darüber, wer unterrichtet und wie die Person ausgewählt wurde.
• Wechselnde Lehrkräfte ohne Übergabe: Jede Stunde mit einer anderen Person, ohne Dokumentation.
• Reporting nur als Anwesenheitsliste: Anwesenheit ist kein Lernergebnis.
• Kein AVV: Ein Anbieter, der personenbezogene Daten verarbeitet, aber keinen Vertrag dafür anbietet.
• Lockangebote: Niedrige Einstiegspreise, die nur bei großen, langfristigen Kontingenten gelten.

Ein einzelnes Warnsignal muss kein Ausschlusskriterium sein. Wenn sich mehrere häufen, lohnt sich eine genauere Prüfung.

Bewertungsmatrix: Anbieter für Firmensprachkurse objektiv vergleichen

Eine Bewertungsmatrix macht den Vergleich nachvollziehbar: Sie gewichten jedes Kriterium nach seiner Bedeutung für Ihr Unternehmen, bewerten jeden Anbieter auf einer Skala von 1 bis 5 und multiplizieren. So wird sichtbar, ob ein günstiger Preis Schwächen bei Qualität oder Kontinuität ausgleicht. Passen Sie die Gewichte vor dem Vergleich an.

Ein Beispiel: Ein Anbieter erhält beim Preis eine 5, bei Lehrkraftauswahl und Kontinuität aber jeweils eine 2. Ein zweiter Anbieter liegt beim Preis bei 3, erreicht aber bei Bedarfsanalyse, Einstufung und Lehrkräften jeweils 4 oder 5. In der gewichteten Summe liegt der zweite Anbieter in der Regel vorn, obwohl er pro Einheit teurer ist.

Wenn Sie choices® in Ihren Vergleich aufnehmen möchten, beschreiben wir Ihnen unser Vorgehen gern anhand dieser Kriterien. Einen Überblick über Formate und Ablauf finden Sie auf der Seite Sprachkurse für Unternehmen. Wie Sie nach dem Start den Erfolg nachhalten, erklärt der Beitrag Erfolg von Sprachtraining messen.

Quellen

1. eur-lex.europa.eu: ?uri=CELEX:32016R0679
2. coe.int: level descriptions
3. pearson.com: gse roi business english measurable advantage 11 25

Häufige Fragen

Łukasz Pakuła

Head of Studies bei choices®. Adjunct Assistant Professor an der University of Maryland Global Campus, Lehrbeauftragter an der HM Business School München und an der Hochschule Kempten. Promotionsstudium in angewandter Linguistik, Veröffentlichungen unter anderem bei Springer und Equinox. Mehr über uns