E-Mails auf Englisch schreiben: Anrede, Grußformeln, Vorlagen

Wie ist eine E-Mail auf Englisch richtig aufgebaut?

Eine englische Geschäfts-E-Mail besteht aus sieben Teilen: Betreff (subject line), Anrede (greeting), Einleitung mit dem Anlass in einem Satz (opening), Hauptteil mit einem Gedanken pro Absatz (body), Abschluss mit dem nächsten Schritt (closing), Grußformel (sign-off) und Signatur. Wer dieses Muster verinnerlicht hat, schreibt schneller und sicherer.

1. Subject line (Betreff): kurz, konkret, mit Anlass
2. Greeting (Anrede): Dear, Hello oder Hi, je nach Beziehung
3. Opening (Einleitung): Bezug oder Anlass in einem Satz
4. Body (Hauptteil): ein Gedanke pro Absatz
5. Closing (Abschluss): nächster Schritt, Angebot für Rückfragen
6. Sign-off (Grußformel): Kind regards, Best wishes und Co.
7. Signature (Signatur): Name, Funktion, Firma, Kontaktdaten

Im Vergleich zu deutschen Geschäftsbriefen sind englische E-Mails meist kürzer, persönlicher im Ton und stärker auf den nächsten Schritt ausgerichtet. Lange Einleitungen wie „Bezug nehmend auf unser Telefonat vom …“ wirken im Englischen schnell steif.

In unseren Kursen sehen wir häufig, dass sich Übung beim Schreiben lohnt. Denn wer englische Mails gut versteht, formuliert nicht automatisch ebenso sicher. Wenn Sie solche Unterschiede systematisch trainieren möchten, finden Sie in unseren Business-Englisch-Kursen Schreibtraining mit Korrektur Ihrer echten E-Mails.

Anrede in englischen E-Mails: Dear, Hello oder Hi?

Ob Dear, Hello oder Hi passt, hängt davon ab, wie gut Sie Ihr Gegenüber kennen und wie förmlich der Kontext ist. Dear Ms Jones ist formell, Dear Sarah gilt im britischen Englisch als neutral und professionell. Hello ist neutral bis locker, Hi passt zu bekannten Kontakten. Bei Frauen ist Ms die sichere Standardform.

Der British Council unterscheidet in seiner LearnEnglish-Einheit zu E-Mail-Anfängen und -Schlüssen zwischen Formulierungen, die formell und informell funktionieren (etwa „Dear Tim“), rein formellen („Dear Mr Piper“, „Dear Sir or Madam“) und rein informellen („Hi Tim“).

Mr, Mrs, Ms: Was ist richtig?

• Ms ist für Frauen die sichere Standardform, weil sie den Familienstand nicht berücksichtigt. „Mrs“ nur verwenden, wenn die Person es selbst so wünscht.
• Im britischen Englisch stehen Mr und Ms meist ohne Punkt, im amerikanischen mit Punkt (Mr., Ms.).
• Kombinieren Sie den Titel nie mit dem Vornamen: Dear Mr Thomas ist nur richtig, wenn Thomas der Nachname ist.
• Akademische Titel werden im Englischen sparsamer verwendet als im deutschsprachigen Raum. „Dear Dr Müller“ ist möglich, aber „Dear Herr Dr. Müller“ wirkt in englischen Mails fremd.

Nach der Anrede beginnt die erste Zeile im Englischen mit einem Großbuchstaben, anders als im Deutschen nach „Sehr geehrte Damen und Herren,“.

Grußformel auf Englisch: Kind regards, Best regards und Yours sincerely

Die Grußformel ist der Teil, bei dem die meisten Unsicherheiten entstehen. Im Alltag kommen Sie mit zwei bis drei Varianten aus.

Die klassische Regel: faithfully oder sincerely

Die Faustregel aus dem britischen Englisch lautet: Kennen Sie den Namen nicht, schreiben Sie „Yours faithfully“, kennen Sie ihn, „Yours sincerely“. Beide Formeln führt der British Council als rein formelle Abschlüsse. In E-Mails sind sie heute vor allem bei offiziellen Schreiben, Bewerbungen und Beschwerden üblich. Im Tagesgeschäft dominiert „Kind regards“.

Zeichensetzung

Nach der Grußformel steht im Englischen in der Regel ein Komma, Ihr Name folgt in der nächsten Zeile. Im Deutschen entfällt dieses Komma. Vorsicht bei einem nackten „Regards“: Es ist korrekt, kann aber kühl wirken, wenn Sie sonst freundlicher schreiben.

Betreffzeile und Einleitung auf Englisch formulieren

Eine gute englische Betreffzeile nennt Anlass und erwartete Reaktion, etwa Rescheduling Thursday’s meeting to 3 pm statt nur Meeting oder Quotation for 500 units: please confirm by 20 May statt Offer. Die Einleitung nennt den Anlass in einem Satz, zum Beispiel Thank you for your email of 3 May oder Following our phone call this morning, …

Vermeiden Sie vage Betreffs wie „Question“ oder „Info“.

Bewährte Einleitungssätze

• Thank you for your email of 3 May. (Vielen Dank für Ihre E-Mail vom 3. Mai.)
• I’m writing to enquire about … (Ich schreibe Ihnen mit einer Anfrage zu …)
• Following our phone call this morning, … (Im Anschluss an unser Telefonat heute Morgen …)
• I hope you’re well. (Ich hoffe, es geht Ihnen gut.) Üblich unter Bekannten, nicht zwingend.
• I’m contacting you on behalf of … (Ich kontaktiere Sie im Auftrag von …)

Viele weitere Satzbausteine, auch für Telefonate und Meetings, finden Sie in der Sammlung Business-Englisch Redewendungen.

Vorlagen für englische E-Mails: Anfrage, Erinnerung, Absage

Für Anfrage, Erinnerung und Absage genügen kurze Muster: Eine Anfrage nennt Firma, Bedarf und die Bitte um ein Angebot, eine Erinnerung verweist freundlich auf die frühere E-Mail und nennt eine Frist, eine Absage dankt, entscheidet klar und hält die Tür für künftige Projekte offen. Die Vorlagen sind bewusst neutral gehalten und direkt anpassbar.

Vorlage 1: Anfrage an einen neuen Lieferanten

Subject: Enquiry about packaging materials

Dear Ms Taylor,

I’m writing on behalf of Huber Maschinenbau in Erlangen. We are currently looking for a supplier of recyclable packaging materials and came across your company at the trade fair in Nuremberg.

Could you please send us a quotation for 2,000 units of your standard box, including delivery to Germany? We would also be grateful for information on lead times.

I look forward to hearing from you.

Kind regards,

Daniel Huber

Vorlage 2: Freundliche Erinnerung

Subject: Reminder: feedback on the draft contract

Hi James,

I hope you’re well. I just wanted to follow up on my email of 12 June about the draft contract. Would you be able to send us your comments by the end of this week? That would help us keep to the agreed timeline.

Many thanks,

Laura

Vorlage 3: Höfliche Absage

Subject: Your proposal for the IT support contract

Dear Mr Patel,

Thank you for your detailed proposal and for taking the time to present it to us last week. After careful consideration, we have decided to go with another provider on this occasion.

We were impressed by your team’s expertise and would be happy to keep your details on file for future projects.

Kind regards,

Martina Gruber

Für Abkürzungen wie „FYI“, „ASAP“ oder „EOD“, die Ihnen in Antworten begegnen, gibt es einen eigenen Überblick: Abkürzungen in englischen E-Mails. Fachbegriffe und Formulierungen rund um Lieferung und Versand finden Sie im Beitrag Englisch in der Logistik.

Formell oder informell? Den richtigen Ton in englischen E-Mails treffen

Ob formell oder informell, richtet sich nach der Beziehung zu Ihrem Gegenüber. Neutral mit Could you please …? passt für die meisten Geschäftsmails, formell mit We would be grateful if you could … für offizielle Schreiben, informell mit Can you …? unter vertrauten Kolleginnen und Kollegen. Bleiben Sie innerhalb einer E-Mail bei einer Tonlage.

Zu direkt ist der häufigste Tonfehler

Deutsche Geschäftskorrespondenz ist sachlich und klar, und das ist eine Stärke. Ins Englische übertragen wirkt dieselbe Klarheit aber schnell fordernd. „Please send me the document until tomorrow“ klingt wie ein Befehl, „Could you send me the document by tomorrow?“ wie eine Bitte unter Partnern. Hintergründe zu solchen kulturellen Unterschieden lesen Sie im Artikel Interkulturelle Kommunikation im Beruf.

Typische Fehler Deutschsprachiger in englischen E-Mails

Die häufigsten Fehler Deutschsprachiger in englischen E-Mails sind wörtliche Übersetzungen wie With friendly greetings statt Kind regards, Dear Mrs. statt Dear Ms, I look forward to hear statt hearing from you sowie das Present Perfect bei einem konkreten Zeitpunkt. Auch Thank you in advance kann als Druck empfunden werden.

Ein Wort zu Datumsangaben: Schreiben Sie im britischen Stil „3 May“ oder „3 May 2024“. Rein numerische Angaben wie 03/05 werden in den USA als 5. März gelesen. Weitere Grammatikfallen erklärt der Beitrag Present Perfect oder Simple Past.

Checkliste: Englische E-Mail vor dem Absenden prüfen

Prüfen Sie vor dem Absenden vor allem fünf Punkte: Nennt die Betreffzeile Anlass und Frist? Passt die Anrede zur Grußformel? Steht der Anlass im ersten Satz? Sind Fristen mit by statt until angegeben und Datumsangaben eindeutig (3 May statt 03/05)? Ist der Anhang wirklich angehängt? Die vollständige Checkliste:

• Sagt die Betreffzeile, worum es geht und bis wann?
• Passt die Anrede zur Grußformel (Dear Mr Smith … Yours sincerely, Dear Sarah … Kind regards)?
• Steht der Anlass im ersten Satz?
• Ist jede Bitte als Frage oder mit „please“ formuliert?
• Haben Sie Fristen mit „by“ statt „until“ angegeben?
• Ist das Datum eindeutig (3 May statt 03/05)?
• Ist der Anhang wirklich angehängt?
• Bleiben Sie in einer Tonlage, britisch oder amerikanisch, formell oder neutral?

Schreibtraining mit Feedback

Wer regelmäßig auf Englisch korrespondiert, profitiert besonders von individueller Korrektur. In unserem Englischtraining für den Beruf arbeiten wir mit Ihren eigenen E-Mails, auf Wunsch anonymisiert. Für Teams im Vertrieb, Einkauf oder Kundenservice stellen wir unter Sprachkurse für Unternehmen passende Programme zusammen. Den Einstieg bildet immer eine Bedarfsanalyse, bei Bedarf ergänzt durch ein Sprachaudit. Wer Polnisch liest, findet bei unserer Schwesterseite den Beitrag E-mail formalny i nieformalny (auf Polnisch). Und wenn eine E-Mail nicht reicht, hilft der Leitfaden Telefonieren auf Englisch.

Quellen

1. EF English Proficiency Index: germany
2. British Council: unit 4 starting finishing emails
3. choices.com.pl (auf Polnisch): email formalny i nieformalny

Häufige Fragen