ROI von Business-Englisch: eine ehrliche Beispielrechnung

ROI von Business-Englisch berechnen: Warum die Frage berechtigt ist

Früher oder später fragt jemand aus der Geschäftsführung oder dem Controlling: „Was bringt uns das eigentlich?“ Bei Sprachtraining wird diese Frage oft als unangenehm empfunden, weil Sprache schwer messbar scheint. Ich halte das für einen Irrtum. Sprachtraining ist eine Investition, und Investitionen dürfen und sollen sich rechnen lassen.

Gleichzeitig gilt: Eine ROI-Rechnung ist nur so gut wie ihre Annahmen. Ich habe zu viele Präsentationen gesehen, in denen Sprachtraining mit dreistelligen Renditen beworben wurde, weil die wichtigsten Kosten schlicht fehlten. Solche Zahlen überstehen keine kritische Nachfrage, und sie schaden am Ende dem Budget, das sie schützen sollten.

In diesem Beitrag zeige ich deshalb eine transparente, bewusst konservative Beispielrechnung. Sie basiert auf der Methodik, die ich in zwei Beiträgen für Pearson beschrieben habe, zur Messung mit GSE und KPIs und zur Übersetzung von Sprachdaten in Geschäftswert. Grundlage jeder Rechnung ist ein sauberer Ausgangswert, wie ihn ein Sprachaudit liefert.

Die ROI-Formel für Sprachtraining

Der ROI von Sprachtraining wird nach der Phillips-Methodik so berechnet: Nutzen in Euro minus Kosten in Euro, geteilt durch die Kosten, mal 100. Ergänzend zeigt das Nutzen-Kosten-Verhältnis (BCR), ob sich die Investition amortisiert hat; ein BCR von 1,0 bedeutet Gleichstand. Glaubwürdig ist der Wert nur mit Daten zu Reaktion, Lernen, Verhalten und Ergebnissen.

Für Weiterbildung hat sich die ROI-Methodik nach Jack Phillips etabliert. Sie ergänzt das bekannte Vier-Ebenen-Modell von Kirkpatrick um eine fünfte Ebene, die finanzielle Rendite. Die Formel ist einfach (Training Industry):

ROI (%) = (Nutzen in Euro minus Kosten in Euro) / Kosten in Euro × 100

Ergänzend wird oft das Nutzen-Kosten-Verhältnis (Benefit-Cost Ratio, BCR) angegeben: Nutzen geteilt durch Kosten. Ein BCR von 1,0 bedeutet, dass sich die Investition genau amortisiert hat.

Die fünf Ebenen auf Sprachtraining übertragen

Dabei gilt: Ebene 5 ist ohne Ebene 1 bis 4 wertlos. Wer keine Lern- und Verhaltensdaten hat, kann keinen glaubwürdigen ROI berechnen. Wie diese Daten erhoben werden, beschreibt der Beitrag zur Global Scale of English.

Kosten von Sprachtraining vollständig erfassen

Der häufigste Fehler in ROI-Rechnungen ist eine unvollständige Kostenseite. In meinem zweiten Pearson-Beitrag habe ich darauf hingewiesen, dass bereits zwei Stunden Unterricht pro Woche auf mehr als 100 Stunden pro Person und Jahr hinauslaufen, das Selbstlernen nicht eingerechnet. Diese Zeit ist Arbeitszeit, und sie kostet Geld.

Checkliste: Diese Kosten gehören in die Rechnung

• Direkte Kosten: Kursgebühren, Lernplattform, Materialien
• Diagnostik: Einstufung, Zwischen- und Abschlusstests, Sprachaudit
• Lernzeit im Unterricht: Unterrichtsstunden × Anzahl Teilnehmende × interner Stundensatz
• Selbstlernzeit: soweit sie in der Arbeitszeit stattfindet
• Koordination: Zeit von HR, L&D und Führungskräften für Planung und Reporting
• Optional: Zertifikatsprüfungen, Reisekosten bei Präsenzformaten (bei Online-Kursen meist null)

Ein guter Anbieter sollte den Koordinationsaufwand so gering wie möglich halten. Das ist kein Nebenaspekt: In größeren Programmen kann der interne Organisationsaufwand die Kursgebühren spürbar erhöhen. Mehr zur Budgetseite lesen Sie im Beitrag Budget für Sprachtraining planen.

Nutzen von Business-Englisch messen: Harte und weiche Effekte

Messbar ist der Nutzen von Business-Englisch vor allem über harte Effekte: weniger sprachbedingte Nacharbeit, geringere Übersetzungs- und Dolmetschkosten, schnellere Angebote und die Entlastung sprachstarker Kolleginnen und Kollegen. Sie lassen sich über Stunden, Rechnungen oder Abschlussquoten in Euro übersetzen. Weiche Effekte wie Sicherheit, Motivation und Bindung werden berichtet, aber meist nicht monetarisiert.

Die weichen Effekte sind kein Beiwerk. In einer von HR WORKS veröffentlichten Umfrage unter 200 KMU-Entscheiderinnen und -Entscheidern sahen 65 % fehlende Englischkenntnisse als Gefahr für die Wettbewerbsfähigkeit. Solche Effekte gehören in jeden Bericht, nur eben nicht in die Euro-Spalte, wenn man sie nicht seriös beziffern kann. Wie sich etwa die Moderation englischsprachiger Besprechungen gezielt trainieren lässt, zeigt der Beitrag Meetings auf Englisch leiten.

ROI-Beispielrechnung Business-Englisch (illustratives Beispiel)

Wichtiger Hinweis: Die folgende Rechnung ist ein konstruiertes, illustratives Beispiel. Alle Zahlen sind Annahmen, keine Daten eines realen Kunden und keine Preisangabe. Sie dient dazu, die Methode nachvollziehbar zu machen. Ihre eigenen Werte ergeben sich aus Ihrem Angebot, Ihren Stundensätzen und Ihren Messdaten.

Ausgangslage

• 12 Mitarbeitende aus Vertrieb und Kundenservice eines Industrieunternehmens
• 3 Kleingruppen mit je 4 Personen, je 2 Unterrichtseinheiten à 45 Minuten pro Woche, 40 Wochen
• pro Person 80 Unterrichtseinheiten, also 60 Zeitstunden Unterricht, dazu 20 Stunden Selbstlernen in der Arbeitszeit
• interner Stundensatz (Vollkosten) angenommen mit 40 €, für HR-Koordination 50 €

Kosten im ersten Jahr

Nutzen im ersten Jahr (nach Zurechnung)

Ergebnis

• Jahr 1: ROI = (54.877 € minus 55.900 €) / 55.900 € × 100 = minus 1,8 %, BCR 0,98. Die Investition hat sich im ersten Jahr fast amortisiert.
• Jahr 2: Erhaltungsformat mit halbem Umfang, Kosten 27.950 €. Nutzen konservativ mit 90 % des Vorjahres angesetzt: 49.389 €.
• Über zwei Jahre: Nutzen 104.266 €, Kosten 83.850 €. ROI = 24,3 %, BCR 1,24.

Dieses Ergebnis mag weniger spektakulär wirken als manche Werbeversprechen. Darin liegt seine Stärke: Es übersteht die Nachfragen jedes Controllers.

Was den ROI von Sprachtraining kippen lässt: Sensitivitätsanalyse

Am stärksten kippt der ROI durch zwei Annahmen: Wird die Lernzeit nicht eingerechnet, springt er im Beispiel von minus 1,8 % auf plus 213,6 %, eine methodisch falsche Zahl. Geht der Kurs ohne Bedarfsanalyse am Bedarf vorbei und halbiert sich der Nutzen, fällt er auf minus 50,9 %. Den größten Hebel hat also die Wirksamkeit, nicht die Kursgebühr.

Eine einzelne Zahl ist gefährlich. Aussagekräftiger ist, wie empfindlich das Ergebnis auf veränderte Annahmen reagiert. Für unser Beispiel sieht das im ersten Jahr so aus:

Was ich daraus ableite

Erstens: Wer Lernzeit weglässt, produziert Fantasiezahlen. Die zweite Zeile ist genau die Art von Rechnung, die ich in Präsentationen am häufigsten sehe. Zweitens, und das ist mir wichtiger: Der größte Hebel liegt nicht bei den Kursgebühren, sondern bei der Wirksamkeit. Die Gebühren machen in unserem Beispiel nur rund ein Viertel der Kosten aus. Ein Training, das am Bedarf vorbeigeht, verschwendet vor allem die Arbeitszeit der Mitarbeitenden. Eine gründliche Sprachbedarfsanalyse und kleine Gruppen von vier, maximal sechs Personen sind keine Kostentreiber, sondern Renditetreiber.

Effekte isolieren: So wird Ihre ROI-Rechnung glaubwürdig

Ob ein Auftrag wegen des Englischtrainings gewonnen wurde oder wegen eines neuen Produkts, lässt sich nie mit Sicherheit sagen. Die Phillips-Methodik betont deshalb, dass der Effekt des Trainings von anderen Einflüssen getrennt werden muss. In der Praxis haben sich drei Wege bewährt:

1. Schätzung mit Konfidenzabschlag: Führungskräfte schätzen den Anteil des Trainings und geben an, wie sicher sie sich sind. Beide Werte werden multipliziert, wie in unserer Beispielrechnung bei den Aufträgen.
2. Vergleichsgruppe: Ein Team startet ein Quartal später. Der Unterschied in den Kennzahlen gibt einen Hinweis auf den Trainingseffekt.
3. Trendvergleich: Kennzahlen vor und nach dem Training werden mit dem langfristigen Trend verglichen.

Ebenso wichtig ist eine unabhängige Lernmessung. Wenn der Trainingsanbieter seine eigenen Ergebnisse bewertet, ist die Rechnung angreifbar. Ein standardisierter Einstufungstest zu Beginn und am Ende schafft die Basis. Wie man die Ergebnisse anschließend aufbereitet, zeigt der Beitrag zum Reporting im Sprachtraining. Eine polnischsprachige Vertiefung bietet der Beitrag KPIs für Sprachkurse im Unternehmen (auf Polnisch).

Typische Einwände aus dem Controlling und gute Antworten

Vier Einwände kommen aus dem Controlling fast immer: Die Aufträge wären auch ohne Training gekommen, eingesparte Stunden seien kein echtes Geld, der Lernerfolg sei nicht belegt und KI-Übersetzung reiche aus. Gute Antworten sind eine anteilige Anrechnung mit Konfidenzabschlag, eine dokumentierte Zeitverwendung, eine unabhängige Messung mit Baseline und Re-Test sowie eine klare Abgrenzung der Einsatzfelder.

„Die Aufträge wären auch ohne Training gekommen.“

Möglich, und deshalb rechnen wir sie nur anteilig und mit Konfidenzabschlag an. In unserem Beispiel fließen von 60.000 € Deckungsbeitrag nur 18.000 € in die Rechnung. Wer will, kann diese Position auch ganz streichen und zeigen, dass die übrigen Effekte über zwei Jahre allein schon einen großen Teil der Kosten decken.

„Die eingesparten Stunden sind kein echtes Geld.“

Ein berechtigter Einwand, solange die frei gewordene Zeit nicht produktiv genutzt wird. Ich empfehle, mit den Führungskräften zu klären, wofür die Zeit tatsächlich verwendet wird, und das im Bericht zu dokumentieren.

„Woher wissen wir, dass die Leute wirklich besser geworden sind?“

Aus einer unabhängigen Messung zu Beginn und am Ende, ergänzt durch Beobachtungen am Arbeitsplatz. Dafür gibt es Baseline und Re-Test. Wie man das grundsätzlich angeht, beschreibt auch der Beitrag Erfolg von Sprachtraining messen.

„Warum nicht einfach KI-Übersetzung?“

Für Routinetexte ist das eine gute Ergänzung und sollte in der Strategie berücksichtigt werden. In Verhandlungen, Kundenterminen und spontanen Telefonaten ersetzt sie die Sprachkompetenz der Menschen nicht. Mehr dazu im Beitrag zur Sprachstrategie für die Internationalisierung.

Von der ROI-Rechnung zur Budgetentscheidung

Damit aus einer ROI-Rechnung eine Budgetentscheidung wird, sollte sie vorab als Prognose erstellt, konservativ angesetzt und über zwei Jahre statt nur einem betrachtet werden. Weiche Effekte wie Motivation, Bindung und Sicherheit gehören in den Bericht, auch ohne Euro-Wert. So wird die Rechnung zu einem Gesprächsangebot an die Geschäftsführung, das Nachfragen standhält.

Damit sie wirkt, empfehle ich vier Dinge:

• Vorher rechnen, nicht nur nachher: Eine Prognose mit Annahmen macht Erwartungen explizit und lässt sich später überprüfen.
• Konservativ bleiben: Lieber einen kleineren, belastbaren ROI als eine große Zahl, die bei der ersten Nachfrage zerfällt.
• Mehrjährig denken: Sprachkompetenz wirkt über Jahre. Ein Betrachtungszeitraum von zwei Jahren ist oft realistischer als einer.
• Weiche Effekte berichten: Motivation, Bindung und Sicherheit gehören in den Bericht, auch wenn sie nicht in der Euro-Spalte stehen.

Wenn Sie Ihr eigenes Programm auf diese Weise aufsetzen möchten, unterstützt Sie das Methodik-Team von choices® im Rahmen einer Sprachbedarfs- und Sprachstandsanalyse bei Baseline, KPIs und Messplan. Die Umsetzung erfolgt in Business-Englisch-Kursen ab A1, als 1:1-Training oder in Kleingruppen, eingebettet in unsere Sprachkurse für Unternehmen. Für ein unverbindliches Gespräch erreichen Sie uns über die Kontaktseite.

Quellen

1. Pearson: gse roi business english measurable advantage 11 25
2. Pearson: gse roi pt 2 language data and business value 12 25
3. Training Industry: phillips roi methodology
4. Kirkpatrick Partners: the kirkpatrick model
5. HRworks: sprachbarriere englisch deutscher mittelstand verliert den anschluss
6. choices.com.pl (auf Polnisch): jak wyznaczac kpi dla kursow jezykowych w firmie

Häufige Fragen

Łukasz Pakuła

Head of Studies bei choices®. Adjunct Assistant Professor an der University of Maryland Global Campus, Lehrbeauftragter an der HM Business School München und an der Hochschule Kempten. Promotionsstudium in angewandter Linguistik, Veröffentlichungen unter anderem bei Springer und Equinox. Mehr über uns